Was darf für ein perfektes Event nicht fehlen?

Grundlegende Angaben

• Name des Veranstalters
• Rechnungsadressat
• Veranstaltungsdatum
• Veranstaltungsort
• Anzahl der Gäste
• Altersstruktur

Art der Veranstaltung

• Hochzeit
• Geburtstag
• Taufe
• …

Charakter der Veranstaltung

• Empfang
• Buffet
• gesetztes Essen
• …

Der Zeitplan

• Wann kann aufgebaut werden?
• Wann treffen die Gäste ein?
• Wann soll das Essen beginnen?
• Wann gibt es Reden oder Beiträge?
• Wann voraussichtliches Ende?
• Wann kann abgebaut werden?

Die Einladung

• Wann soll eingeladen werden?
• Wie soll eingeladen werden? (schriftlich, mündlich…)
• Gibt es eine Gästeliste?
• Soll um Rückantwort gebeten werden und bis wann?
• Ist mit unerwarteten Gästen zu rechnen? (Polterabend, Tag der offnen Tür…)
• Gibt es eine Sitzordnung?
• Ist mit Fahrern oder Sicherheitspersonal zu rechnen?
• Sind besondere Kleidungsvorschriften vorgesehen? (Frack, dunkler Anzug, leger…)

Welche Bewirtungsform?

• Stehempfang
• Buffet
• Menü

Der Etat

• Welcher Kostenrahmen ist vorgegeben?
• Wollen Sie Leistungen selbst erbringen?

Was wird an Ausstattung benötigt?

• Räume, Zelte, Schirme
• Mobiliar, Stehtische
• Dekoration
• Geschirr, Besteck, Gläser
• Blumenschmuck
• Getränkekühlung, Zapfanlage
• Wasserversorgung, Strom
• Toiletten
• Küche und Küchengeräte
• Buffetaufbau
• Tischwäsche
• Menükarte
• Sitzordnung
• Projektor/Beamer
• Beschallung
• Tafel
• Heizung

Weitere wichtige Details

• Gibt es besondere Gästeerwartungen? (Sitzgelegenheiten für ältere Herrschaften, vegetarische, diätetische Speisevorschriften)
• Wann reisen die Gäste an und ab?
• Taxis, Fahrdienste benötigt?
• Gibt es ausreichend Parkraum?
• Muss Garderobe besetzt werden?
• Wann kann ein Ortstermin mit dem Partyservice vereinbart werden?
• Wer ist der Ansprechpartner?

Denken Sie auch rechtzeitig an…

• Entertainer
• Fotograf
• Pressebetreuung
• Behördliche Genehmigungen
• Meldung an Polizei
• Abstimmung mit Nachbarn
• Reservierung von Räumlichkeiten